Cum sa iti organizezi proiectele si sa fii mai eficient

Am trecut de jumatatea anului si ne apropiem cu pasi repezi de final de 2022. Mi se pare ca a trecut foarte repede, ca sa nu mai mentionez anul 2021- pandemia, schimbarile rapide pe plan personal, totul parca a fost la viteza 2x. Si asta te face fara sa vrei, intr-un mic moment de reflexie, sa iti spui ca timpul parca trece prea repede.

In astfel de momente, am un implus care imi zice ca trebuie sa ma organizez mai bine, sa planific mai eficient si sa fac mai mult - sau macar 90% din ce mi-am propus. Cum poti face asta in timp ce nu renunti la alte lucruri din rutina?

Organizare mai buna. Mai eficienta.

Cand esti antreprenor sau lucrezi pentru tine, organizarea este principalul tau prieten. Spun asta pentru ca in primii ani de freelancing, idea de a fi propriul sef si de a avea timp m-a aruncat in panta in care munceam mai mult, dezorganizarea era permanenta si foarte curand am descoperit ca multe lucruri se pot intampla gresit daca nu te organizezi.

Cand esti pe un astfel de drum e foarte usor sa fii distras, asa cum se intampla acum cu multi care muncesc de acasa si si-au pierdut din eficienta. Evident, asta tine de fiecare, dar totul se rezuma tot la a fi organizat. Asa ca nu conteaza in ce etapa esti, acest articol iti va prinde bine si te va face sa reanalizezi modul in care iti planifici totul.

De ce am ales sa scriu despre organizare?

Ei bine, modul in care inveti sa iti planifici lucrurile te va ajuta enorm cand vei dori sa faci switch-ul sau chiar lucrand in paralel la un business. Cunosc doua cazuri de oameni care si-au lansat un program online in timp ce aveau un job full-time. Nu zic ca e usor, dar modul in care te organizezi e extrem de important.

Doar planificand si avand toate materialele organizate poti sa avansezi si sa ajungi la momentul in care lansezi si poti ulterior sa te dedici 100%.

Bun. Sa revenim la organizare. Scopul este sa iti pui intrebari si sa vezi cum te poti optimiza in asa fel incat sa faci ceva. Pentru ca fara o decizie serioasa de a actiona si a etapiza (aka planning) orice idee ai avea ramane atat. O idee.

E timpul sa incepi sa lucrezi la asta nu doar sa ai intentia de a face!

In articolul asta o sa va dau cateva hinturi despre cum ma organizez in general cu proiectele, cum pornesc de la o idee si cum merg pas cu pas pentru a ajunge la stadiul complet. Deci, indiferent daca esti solopreneur si faci totul de unul singur, sau ai deja oameni in echipa, sfaturile astea te vor ajuta sa te organizezi mai bine.

Inainte sa continuam. Daca aveti in lista prieteni carora le-ar prinde bine astfel de informatii as fi recunoscator daca v-ati lua un minut sa dati Share la acest articol (newsletter). Ar fi extraordinar mai ales daca cineva chiar va beneficia de aceste resurse.

De ce e important un plan al proiectului?

Pentru un antreprenor un astfel de plan este esential pentru a trece de la idee sau concept la forma lui finala. Planningul te ajuta sa ai taskuri, proceduri si resurse pe care le poti folosi tu sau impreuna cu o echipa. Asa iti va fi mai simplu sa delegi si sa aloci taskuri si timpi pentru fiecare etapa in parte.

Toata ideea din spate este sa te tii de etapizare, mai ales cand esti solo si la inceput de drum - in felul asta avansezi cat de putin si eviti amanarile. Evident, o sa aduc in discutie aici si anumite platforme sau tool-uri pe care le folosesc pentru ca fara ele lucrurile ar fi probabil mai dificil de facut.

Pentru inceput va mentionez un tool pe care eu il folosesc de mult timp si care este cel mai la indemana - Google Sheets. Nu este cea mai buna varianta, dar este gratuit si usor de accesat.

Dar va puteti uita la Asana, Trello sau Evernote si avantajul mare este ca toate au o versiune free care sa va ajute la inceput. Dar, daca nu vreti sa pierdeti timpul sa invatati chestiile pe acolo puteti incepe cu varianta de la Google.

Bun, ai platforma cum incepi sa te organizezi?

FOCUS.FOCUS.FOCUS

Uite, eu am in plan sa fac din acest newsletter si un podcast. Prin urmare ma organizez in functie de tema mea principala si de ceea ce iese in final din articolele de aici. Care este proiectul in situatia asta?

Podcastul - episoadele din podcast.

Pasul doi, sa fac planul pentru episod. Pentru mine functioneaza sa scriu totul si pentru un prim episod (cu toate ca si la aceste articole am un plan):

• tema episodului

• note, linkuri utile si continut in plus - in mare episoadele vor urma firul acestor articole, dar voi insera continut suplimentar

• fisiere, documente, workbooks daca sunt

• linkuri catre pagina sau site

• intro-outro daca e diferit de la episod la episod

Acum ca am un plan, pot sparge fiecare point in parte, fara sa am neaparat o data sau un termen. Eu mi-am pus un termen general de incepere pentru podcast, asa ca nu data e importanta pana cand nu am pe lista celelalte aspecte.

Principalul task aici este subiectul episoadelor, dar imi este mai usor pentru ca ma pot baza si pe calendarul pe care il am in acest newsletter. Cel putin pentru o perioada, subiectele vor fi comune, dar planul este sa am si alte subiecte in podcast ca sa pot face o diferentiere a celor doua.

Ce nu am pus aici este partea tehnica in sine, dar eu stiu deja ce variante am. Poti inregistra acum direct pe telefon, iar eu am investit intr-un microfon pentru moment si incerc sa fac un minim de editare pe un episod pilot. Pentru moment e ok si sper ca intr-un viitor apropiat sa am pe cineva in echipa sa ma ajute cu chestiile astea.

Asa ca partea astea e plina de notite, subiecte si scheme. Ideile de articole imi vin in diverse momente si trebuie neaparat sa le notez atunci altfel uit de ele. De aia am mereu la indemana evernote si "descarc" acolo toate gandurile si ideile.

Ultima etapa ar fi cea de Go Live unde etapa de planificare ar trebui sa se incheie. Planificarea asta chiar daca pare simplista o data ce intri in ea incepe sa se populeze; iti apar alte idei, vrei sa faci si altceva si daca as face doar o nota despre toate astea probabil ca mi-ar fi greu sa-mi aduc aminte detalii sau sa mention o ordine cat de cat.

Asadar, pana in acest moment am identificat focusul planului si ai impartit totul in categorii. Acum urmeaza partea in care stabilesti timpii.

Aici e bine sa iti stabilesti 2 date importante: cand vrei sa termini proiectul si cand sa il faci public. Ma bazez pe astfel de date pentru ca imi setez minim o saptamana inainte de finish sa mai trec o data prin toate etapele. Restul datele se pot modifica, dar cele 2 ar trebui sa fie etalon tocmai pentru a mentine directia fara sa abandonezi.

Acum, daca esti singur lucrurile se vor aglomera pentru ca nu ai o echipa, dar daca poti beneficia de ajutor in etapa asta poti sa delegi o parte din ele. De exemplu, eu fac chestia asta in ceea ce priveste unele elemente de design.

Imi salveaza timp chiar daca pot face si eu asta, dar prefer sa ma ocup de episod in sine decat de coperta sa spunem. Rapid si eficient.

Acum ca totul e gata poti sa mai treci o data prin toate taskurile. Poti sa pui descrieri pe anumite pain-points, sa mai adaugi resurse - si eu mai adaug resurse dupa ce am deja tema unui articol.

Pentru mine asta e pura magie - mie imi place sa scriu mult si sa am detaliat fiecare etapa in parte. Cand pregatesc un curs, am zeci de descrieri pe un task pe care apoi le compilez si pe care le impart in categorii gen: sales page, descriere, emails sau postari si ads. Textelor bune o data facute le gasesc mai multe intrebuintari si astfel economisesc timp.

Cand vine momentul sa le folosesc multe sunt copy/paste si asta inseamna eficienta.

Poate ca acum esti singur si te gandesti nu am nevoie de un plan si nu am de ce sa fac taskuri pentru ca nu am cui sa deleg. Te inteleg, dar as vrea sa faci acest exercitiu pentru a te obisnui cu un sistem. Iti va fi mult mai usor cand vei avea o echipa si tu vei avea un sistem pus la punct. Tot ce vei avea de facut e sa faci taskuri si in plus cateva proceduri ca echipa sa poata face din ele si fara tine.

 In plus, o data ce ai facut asta iti va fi usor sa copiezi proiectul si sa nu mai muncesti atat de mult. Tot ce ai de facut e sa editezi acel plan si sa reiei doar descrierile si sa adaugi chestii in plus. Daca le ai in Google Drive ai acces la ele de oriunde si o sa lucrezi mult mai eficient fara sa o iei mereu de la capat.

In scurt timp, vei avea o biblioteca de proiecte pe care poti lucra mult mai eficient. Am incercat sa sintetizez aici o procedura care sa te ajute cu organizarea pentru ca este un element foarte important din structura unei afaceri, indiferent cum ar fi ea.

Planificarea poate fi extrem de obositoare cand faci pasul spre antreprenoriat, asa ca daca iti este de folos as aprecia daca mi-ai lasa un comentariu sau daca dai share acestui articol unui prieten care ar putea sa foloseasca informatiile de aici.

Inainte sa inchizi...

1. Citeste si ce scriu aici - poti sa-mi iei o cafea daca iti place ;)

2. Programeaza o sesiune de brainstorming

3. Da-mi un follow si pe Twitter

Apreciez efortul de a citi acest newsletter si orice ajutor prin care aceste articole ajung la cati mai multi oameni in calatoria lor de a deveni antreprenori digitali.

Pana data viitoare,